Illustrasjon av en person som ser igjennom CVer

Ansettelser i aksjeselskapet ditt

Hva må du tenke på når du skal ansette noen i et AS? Vi går gjennom fremgangsmåter, rapporteringsplikter og kostnader forbundet med ansettelser.

Det er fullt mulig å drive et AS uten ansatte, men aksjeselskap egner seg godt som selskapsform når du skal satse på vekst, og da er det fort nødvendig å foreta ansettelser. Men hva må du ta med i vurderingen, og hva må du gjøre om du bestemmer deg for å ansette?

Skal jeg ansette?

I januar 2018 fantes det 557 067 virksomheter i Norge, ifølge tall fra Statistisk Sentralbyrå. Over 65 prosent av disse hadde ingen ansatte.

En av grunnene til at dette tallet er så høyt er nok at ENK-innehavere ikke regnes som ansatt i sin egen virksomhet. En annen grunn er at det er kostbart å ansette.

Alle arbeidsgivere har rapporterings- og avgiftsplikter de må forholde seg til. Og de faktiske kostnadene med å ha ansatte kan være høyere enn forventet når rekruttering, opplæring, arbeidsgiveravgift, sosiale tiltak og lignende tas med i betraktningen.

Andre mulige grunner til at bedrifter ikke velger å foreta ansettelser er at opplæring, oppfølging og administrasjon tar tid, og at bedriften kanskje enda har en usikker fremtid.

Tenk igjennom om du har nok budsjett og tid til å foreta ansettelser. Vil en ansatt føre til merkbare forbedringer i driften?

Husk også at når du ansetter noen i bedriften fører det til større risiko om du har dårlig likviditet. Du er pliktig til å betale arbeidstakeren din lønn, og de kan i verste fall kreve bedriften konkurs om du ikke er i stand til å betale.

Men skal bedriften vokse vil det etter hvert være nødvendig å foreta noen ansettelser, og det kan føre med seg store forbedringer, og tilføre nye ideer og perspektiver.

Kostnader ved å ha ansatte

De fleste bedrifter vil oppleve at det ikke er årslønnen som utgjør det eneste problemet, men tilleggskostnadene som kommer av det å ha ansatte.

I tillegg til rekruttering, opplæring og administrasjon, vil det komme kostnader som:

  • arbeidsgiveravgift. Den ligger som regel på 14,1 prosent, men kan variere i noen deler av landet. Se satser på Skatteetaten.no
  • yrkesskadeforsikring
  • obligatorisk tjenestepensjon
  • arbeid med lønnskjøring, levering av a-melding og lignende
  • kontorlokale, møbler, parkeringsplass, mobil og annet utstyr ansatte har behov for i jobben
  • velferdstiltak – julebord, sommeravslutning, overtidsmat, trening m.m.
  • eventuelle reiseutgifter som transport, diettgodtgjørelse og lignende
  • lønnet eller ulønnet permisjon i noen tilfeller, som ved fødsel, utdanning osv.

Slike ekstrakostnader kan komme opp i hele 35% av årslønnen. Les mer om kostnadene med å ha ansatte.

Du må som arbeidsgiver også sette av feriepenger, og sørge for at den ansatte tar lovbestemt ferie i henhold til ferieloven.

Norge har ikke allment krav til minstelønn, men mange bransjer har tariffavtaler som spesifiserer lønn. Det dekker alle arbeidere innen byggebransjen, elektro, skips- og verftsindustrien, godstransport på vei, jordbruk og gartneri, overnatting, servering, catering, persontransport med turbil, renhold og fiskeindustrien.

Hvordan ansette i AS?

Har du bestemt deg for at du skal ansette noen er det viktig å identifisere hva du er ute etter. Den du ansetter bør ikke bare ha kompetanse, men også verdier og egenskaper som samsvarer med bedriften din.

For å forsikre deg om det bør du bruke tid på intervjuene, følge opp referansene og prøve å få et best mulig inntrykk av kandidaten. Et rekrutteringsbyrå kan hjelpe om du har lite HR-ressurser og kompetanse selv.

Det er også viktig å vise at du kan tilby en attraktiv arbeidsplass for å tiltrekke gode søkere. Frynsegoder du kan tilby i tillegg til lønn, slik som mobiltelefon eller trening, kommer godt med.

Når du ansetter må du tegne arbeidsavtale med den ansatte som spesifiserer deres oppgaver og rettigheter. Du kan finne mal for arbeidsavtale på Arbeidstilsynet.no.

Med en god prosess kan nyansettelsen bli en stor suksess og en ressurs som hjelper bedriften å vokse.

Rapportering av ansattforhold

Du registrerer nye ansatte ved å melde ansettelsesforholdet til Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret). Du gjør dette via Altinn. Du melder også ifra her om ansatte endrer roller eller slutter.

Ved ulykker eller skader på arbeidsplassen, eller sykdom som følge av utført arbeid, må du melde fra til Arbeidstilsynet.

A-meldingen skal leveres en gang i måneden, innen den 5. i måneden. Siden 2015 har a-ordningen gjort det lettere å rapportere opplysninger om arbeidsforhold, og informasjonen blir automatisk fordelt til Skatteetaten, NAV, og Statistisk Sentralbyrå.

Hver gang du utbetaler lønn må du sende ansatte en lønnsslipp med oversikt over lønn, skatt og andre trekk. Innen 1. februar hvert år må du også sende et sammendrag av forrige års inntekter, fradrag og trekk.

Husk å opprette skattetrekkskonto for skatten du skal betale inn på vegne av ansatte og sett av penger til arbeidsgiveravgiften. De skal betales annenhver måned, og dekke to måneder om gangen.

Fristene er:

  • 15. januar
  • 15. mars
  • 15. mai
  • 15. juli
  • 15. september
  • 15. november

Du kan jobbe i eget AS uten å være ansatt, men da har du ikke krav på de samme sosiale godene. Skal du ansette deg selv må du som regel følge de samme kravene som stilles for andre ansatte.

Les mer om å ansette seg selv i eget AS.

Trenger du hjelp med rapporteringen eller rådgivning kan du ta kontakt med Regnskapshjelp.no.